Förberedelsearbete

Lägg lite extra tid innan så slipper du massor med trassel i efterhand.

Att få till stånd bra, effektiva, kreativa möten där alla är delaktiga är enkelt! Men att bjuda in till delaktighet förutsätter att man är redo för deltagarnas kompetens, vilja och förmåga att ta sig an temat eller frågeställningen för mötet.

Det gäller att inte luras genom att bjuda in till diskussioner, engagemang och arbete runt frågor som deltagarna inte har mandat eller kunskap kring eller inte har möjlighet att påverka. Många är berättelserna kring människor som har suttit under en eller flera dagar och lagt ner sin själ på att komma med idéer bara för att sedan få höra att  ”Tack, men nej tack”

Detta får inte hända! Saker som är beslutade och opåverkbara kan behöva diskuteras och om alla är klara över förutsättningarna så är det helt ok. Om inte, är det bättre att bjuda in till ett rent informationsmöte.

Förberedelse för deltagaraktiva möten

För att ett möte, där deltagarna förväntas vara delaktiga och ha möjlighet att ta ansvar, ska bli meningsfullt så behöver vissa saker vara tydliga.

En kortfattad checklista för mötets sammankallare, mötesledare eller uppdragsgivare kan se ut så här:

Varför? Vad?
Vad är syftet med mötet ? Vilket mål finns?
Det allra första steget är att mötesinbjudaren är klar över detta.

Vilka?
För att ha möjlighet att uppnå syftet med mötet: Vilka personer/aktörer behöver vara med?

TID?/Mötets längd
Hur lång tid har vi på oss? Vad  är rimligt att uppnå under den tiden?

Handlingsutrymme
Vilka beslut och ramar är inte förhandlingsbara?
Vad kan deltagarna diskutera/påverka eller fatta besluta kring?

Vilka möjligheter och resurser finns för att arbeta med och följa upp resultatet av mötet?

Dags att göra en mötesplanering!

När detta är någotsånär klart för inbjudaren till mötet är det dags att fundera på hur dagordningen eller processen kan se ut. Kanske behöver deltagarna få någon typ information innan de kommer till mötet för att det ska bli effektivt?

Vilka punkter behöver vara med på dagordningen och vilka frågor ska ställas?

Om frågorna/mötespunkterna är tydliga och klara så blir det möjligt att få till ett bra möte. Och vice versa…

Att lägga tid på förberedelser gör att man slipper lägga tid i efterhand på t ex

att deltagarna inte är delaktiga
att fattade beslut inte följs
att informella ledarskap uppstår
att man pratar om fel saker på mötet
att ingen vill ta ansvar
att någon tar för stor plats
att några är tysta